Privacyverklaring

De Koninklijke Kring Reserveofficieren Gent vzw, hierna te noemen “KKROG vzw”, hecht veel belang aan de bescherming van de privacy van zijn leden. Deze Privacyverklaring biedt gedetailleerde informatie in verband met de bescherming van de persoonsgegevens door KKROG vzw.

KKROG vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van zijn activiteiten.
Het doel van deze Privacyverklaring is de leden en deelnemers aan activiteiten te informeren over welke persoonsgegevens KKROG vzw verwerkt, de redenen waarvoor ze worden verwerkt en gedeeld, de duur van hun bewaring en de procedures voor het uitoefenen van de rechten met betrekking tot deze gegevens.

1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
KKROG vzw verzamelt en gebruikt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor zijn activiteiten. KKROG vzw verzamelt van zijn leden en deelnemers aan activiteiten verschillende categorieën van persoonsgegevens, waaronder: Identificatiegegevens (naam, voornaam, militaire graad, titel, nationaliteit, geboortedatum, foto, bankrekeningnummer);
De KKROG vzw verwerkt bijkomende persoonlijke gegevens voor reizen en / of overnachtingen: Identiteitskaartnummer, al dan niet delen van een kamer, nemen van een annulatie- en reisverzekering, gezondheidstoestandgegevens spontaan aangebracht door de deelnemers, merk & type wagen, autonummerplaat en voorkeur voeding;
De KKROG vzw verwerkt bijkomende gegevens van familieleden en vrienden van aangesloten leden die deelnemen aan socio-culturele activiteiten en reizen. Verwerking van de familie- en vriendengegevens conform de hierboven opgelijste persoonsgegevens;
De KKROG vzw houdt bijkomend volgende ledengegevens bij: aansluitingsjaar KKROG vzw, effectief lid Ja/Neen, sinds? en een KKROG vzw bestuurdersfunctie historiek. Contactgegevens (post- en emailadres, fax- en telefoonnummer).
KKROG vzw houdt zich nooit bezig met gegevens met betrekking tot raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap, genetische gegevens, seksleven of seksuele voorkeur.
De gegevens die KKROG vzw gebruikt, worden rechtstreeks bij de leden verzameld met het doel om de database van zijn leden op te zetten, te controleren of aan te vullen.

2. Waarom en op welke basis gebruikt KKROG vzw de persoonsgegevens?
a. Om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen die voortvloeien uit de wetgeving met betrekking tot vzw en anderen.
b. Om de legitieme belangen en het doel van KKROG vzw te dienen. Zie de statuten van KKROG vzw:
c. Dit vereist dat de leden contact kunnen maken met elkaar op basis van professionele, militaire of persoonlijke affiniteiten vanwaar de noodzaak om een database op te zetten en een ledenlijst te ontwikkelen.

3. Met wie deelt KKROG vzw de persoonsgegevens van zijn leden en deelnemers aan activiteiten?
Om de bovengenoemde doeleinden te vervullen, onthult KKROG vzw alleen persoonscontactgegevens aan leden van KKROG vzw, aan KNVRO vzw en het Militair Commando Provincie Oost-Vlaanderen. Met betrekking tot de deelnemers aan socio-culturele activiteiten en reizen, onthult KKROG vzw enkel de noodzakelijke vereiste persoonsgegevens aan reisorganisaties, hotels, reisverzekeringenmaatschappijen, aan instanties die uitdrukkelijk persoonsgegevens eisen voor veiligheidsredenen en verspreidt onderling de persoonlijke contactgegevens.
De KKROG vzw beschikt over een collectief beheerde KKROG vzw ledenlijst. Hebben toegang: de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester en de beheerder van de post-/emaildistributielijsten. De KKROG vzw beschikt over tijdelijk collectief beheerde personengegevenslijsten voor het organiseren van socio-culturele activiteiten en reizen. Hebben toegang: de organisatoren verantwoordelijk voor het organiseren van de desbetreffende socioculturele activiteit of reis, de voorzitter, de ondervoorzitter, secretaris en de penningmeester.
De KKROG vzw beschikt over een beheerde post-/email distributielijst voor het versturen van KKROG vzw (mini)flashes, berichtgeving en uitnodigingen. Eénmalig afdrukken van leden adresetiketten voor extern gebruik kan enkel na goedkeuring door de raad van bestuur. Hebben toegang: de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester en de beheerder van de post-/email distributielijst.

4. Hoelang worden de persoonsgegevens bijgehouden?
KKROG vzw bewaart de persoonlijke gegevens in de database zolang de leden hun lidgeld betalen. Daarnaast worden per socio-culturele activiteit of reis specifieke databases bijgehouden die na afloop binnen een termijn van 2 jaar verwijderd worden.

5. Wat zijn de rechten van leden en deelnemers aan activiteiten, en hoe kunnen ze deze uitoefenen?
In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving, hebben de leden en deelnemers aan activiteiten verschillende rechten, namelijk:
a. Inzage: de leden en deelnemers aan activiteiten mogen informatie krijgen over de verwerking van hun persoonsgegevens en een kopie verkrijgen van hun persoonsgegevens.
b. Rectificatie: als de leden en deelnemers aan activiteiten menen dat hun persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunnen de zij vragen dat hun persoonsgegevens worden aangepast.
c. Wissen: de leden en deelnemers aan activiteiten kunnen vragen om hun persoonsgegevens te wissen.
d. Beperking: de leden en deelnemers aan activiteiten kunnen de beperking van de verwerking van hun persoonsgegevens vragen.
e. Bezwaar: de leden en deelnemers aan activiteiten kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens om redenen die verband houden met hun specifieke situatie.
f. Intrekken van de toestemming. Indien de leden en deelnemers aan activiteiten hun toestemming hebben gegeven voor het verwerken van hun persoonsgegevens, hebben de leden en deelnemers aan activiteiten steeds het recht om deze toestemming in te trekken.
g. De leden en deelnemers aan activiteiten kunnen de hierboven genoemde rechten uitoefenen door contact op te nemen met KKROG vzw via de volgende kanalen:
– Via brief naar: Koninklijke Kring Reserveofficieren Gent vzw., Kattenberg 72, 9000 Gent
– Via email naar: secretaris@kkrogent.be  

6. Hoe zullen de leden en deelnemers aan activiteiten wijzigingen aan deze privacyverklaring kunnen opvolgen?
In een wereld van voortdurende technologische veranderingen en gezien de ontwikkeling van wet- en regelgeving over dit onderwerp, zal KKROG vzw deze privacyverklaring regelmatig moeten bijwerken. De leden en deelnemers aan activiteiten worden uitgenodigd om de laatste versie van dit document op de KKROG vzw-website te consulteren en worden op de hoogte gebracht van substantiële wijzigingen via de site of via het tijdschrift FLASH of enig ander geschikt communicatiemiddel.

7. Verwerking van persoonsgegevens door derde partijen (dienstverleners).
Bij elke overeenkomst met dienstverleners (reisorganisaties, hotels, …) die voor het verstrekken van diensten aan de KKROG vzw, in het bezit worden gesteld van persoonsgegevens door de KKROG vzw, wordt aan deze dienstverleners gevraagd dat ze na beëindiging van de verleende dienst, de betrokken persoonsgegevens binnen een termijn van 1 jaar op confidentiële wijze verwijderen. In deze wordt de dienstverlener aanzien als verwerker van persoonsgegevens. De door de KKROG vzw verstrekte persoonsgegevens zijn niet ruimer dan deze voorzien of nodig voor het verlenen of uitvoeren van de desbetreffende diensten. De verstrekte persoonsgegevens blijven te allen tijde eigendom van de KKROG vzw.